Date de mise à jour : 22 décembre 2020
COQDATA accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles. La présente politique de protection des données personnelles a pour objet de vous informer de manière transparente sur les mesures et engagements pris par COQDATA, en sa qualité de Responsable de Traitement, pour assurer la protection de vos données personnelles. Elle permet également de vous communiquer toutes les informations importantes sur la manière dont COQDATA traite vos données à caractère personnel et les conditions dans lesquelles vous pouvez exercer vos droits.
A ce titre COQDATA s’engage à respecter et faire respecter le Règlement n°2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci après « RGPD ») ainsi que la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, adaptant la loi informatique et liberté, n°78-17 du 6 janvier 1978.
COQDATA se réserve la possibilité de modifier ou compléter la présente politique de confidentialité, à tout moment, en vue de se conformer à toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle ou technique. Dans un tel cas, la date de sa mise à jour sera clairement indiquée en tête de la Politique de confidentialité. COQDATA vous invite donc à consulter régulièrement sa politique de protection des données personnelles.
1 – Qui est le Responsable de Traitement ?
Le Responsable de Traitement qui détermine les moyens et finalité des traitements de données à caractère personnel est :
COQDATA, Société par Actions Simplifiées au capital de 10 000 euros dont le siège social est situé 94 Allée Jacqueline Auriol – Zone du Tec, 30320 MARGUERITTES, inscrite au RCS de NÎMES sous le numéro 888 045 598, représentée par son Président Monsieur Pascal TEYCHENE FLINGOU.
2 – Quelles catégories de données à caractère personnel sont traitées ?
Les données à caractère personnel visent l’ensemble des données permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.
COQDATA peut être amené à collecter, consulter, utiliser ou conserver différentes catégories de données personnelles, nécessaires à son activité, telles que les catégories de données suivantes :
- Les informations que vous fournissez à des fins de gestion d’une commande ou d’un service (nom, prénom, mail, code postal, ville, nom de la collectivité/entreprise/établissement, fonction, numéro de téléphone etc) ;
- Les informations que vous fournissez lors de la création de votre Compte Client pour accéder aux ventes du site internet www.educ.coqdata.fr. (Nom, prénom, mail, code postal, ville, nom de La collectivité/entreprise/, fonction, numéro de téléphone etc)
- Les informations que vous fournissez pour prévoir l’accès au compte client à d’autres personnes appartenant à la même structure (nom, prénom, mail, code postal, ville, nom de la collectivité /entreprise/établissement, fonction, numéro de téléphone etc)
- Les informations que vous fournissez en remplissant le formulaire de contact sur notre site www.educ.coqdata.fr (nom et prénom, mail, code postal, ville, nom de la collectivité/entreprise/établissement, fonction, numéro de téléphone)
- Les informations que vous fournissez à des fins d’authentification ;
- Les informations que vous consentez à nous fournir ;
- Les informations déjà rendues publiques.
COQDATA vous informe que les données à caractère personnel identifiées par un astérisque dans les formulaires de contact disponibles sur son site internet, sont des champs obligatoires nécessaires à la bonne prise en compte de votre demande.
L’ensemble des ces informations est collecté dans le cadre de nos échanges commerciaux pour la rédaction des documents contractuels (devis, bon de commande, livraison, facturation…), pour garantir la qualité de nos services et nos prestations, mais également pour répondre à nos obligations légales vis-à-vis des autorités publiques ou judiciaires.
3 – Quelles sont les finalités des traitements ?
COQDATA traite vos données à caractère personnel pour des finalités déterminées et explicites. A ce titre, COQDATA veille à traiter vos données de manière adéquate, pertinente et limitée à ce qui est nécessaire au regard des finalités de traitement.
COQDATA est susceptible de traiter vos informations personnelles aux fins :
- De répondre à vos demandes ;
- D’exécuter nos obligations contractuelles, notamment en vous fournissant les services et produits commandés ;
- De faciliter la relation client en proposant un outil pratique de connexion à l’espace client en ligne ;
- De permettre la gestion de votre commande, son paiement, sa livraison, la facturation et la comptabilité ;
- De procéder au suivi de la relation client et de la prospection commerciale, notamment en vous proposant des offres pour nos produits et services et/ou ceux de nos partenaires ;
- Réaliser des opérations de sollicitations commerciales ;
- De traiter votre candidature spontanée ;
- D’établir des statistiques de fréquentation du site internet www.educ.coqdata.fr
- La cession des données aux entreprises du même groupe que COQDATA, si nécessaire pour l’exécution des finalités du traitement des données ;
- Etablir un profil commercial en adéquation avec vos centres d’intérêts ;
- Envoyer les informations à des systèmes intégrés de courriel et de gestion de la relation client (CRM) à des fins de marketing et de relations clients.
- De toute autre fin que nous vous préciserions, le cas échéant, au moment de la collecte de vos données ;
4- Sur quelle base légale sont fondés les traitements ?
Les traitements réalisés par COQDATA sont tous fondés sur l’une des bases légales suivante :
- L’exécution et la gestion de notre relation client au titre d’un contrat ;
- L’intérêt légitime de COQDATA à améliorer la qualité de ses services et prestations ainsi que de développer son portefeuille client ;
- Le respect d’obligations légales et/ou réglementaires ;
5- A qui peuvent-être transmises / communiquées les données à caractère personnel </ span>?
La confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel est essentielle pour COQDATA. C’est pourquoi seuls les membres de son personnel habilités et ses sous-traitants de confiance, en sont destinataires, dans les limites nécessaires à l'exécution des finalités de traitement décrites ci-dessus.
COQDATA pourra toutefois être amenée à communiquer les données personnelles à des tiers autorisés pour se conformer à une obligation légale, à une autorité administrative, fiscale ou judiciaire compétente qui en ferait la demande, pour l’exercice d’un intérêt légitime comme la défense de ses droits, ou encore pour prévenir un dommage physique ou une perte financière.
En cas de divulgation à un tiers, en particulier pour les échanges avec ses sous-traitants, COQDATA énoncera toutes les exigences prévues par la réglementation applicable, afin de préserver la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel concernées.
6- Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Vos données à caractère personnel sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et pendant la durée de conservation minimale prévue par la législation.
7 – Quels sont vos droits et de quelle manière pouvez-vous les exercer ?
Conformément à la réglementation applicable, vous disposez de différents droits, à savoir :
Droit d’accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles ainsi qu’une copie de ces données détenues par COQDATA.
Droit de rectification : si vous estimez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez exiger que ces dernières soient modifiées en conséquence.
Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : vous pouvez exiger l’effacement de vos données personnelles dans la limite de ce qui est permis par la réglementation à savoir :
- Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou traitées d’une autre manière ;
- Vous retirez votre consentement, seul fondement juridique au traitement ;
- Vous vous opposez au traitement de vos données personnelles et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement, ou vous vous opposez au traitement qui a lieu à des fins de prospection ;
- Les données font l’objet d’un traitement illicite ;
- Les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale ou règlementaire ;
- Les données doivent être effacées pour garantir la conformité à la législation en vigueur.
Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans la limite de ce qui est permis par la réglementation à savoir :
- L’exactitude des données est contestée ;
- Le traitement est illicite, vous vous opposez à l’effacement de vos données et sollicitez à la place leur limitation ;
- COQDATA n’a plus besoin de vos données aux fins du traitement mais elles sont nécessaires à la contestation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
- Vous vous êtes opposé au traitement de vos données personnelles et sollicitez la limitation de vos données en attendant de savoir si les motifs légitimes de COQDATA prévalent sur les vôtres.
Droit à la portabilité de vos données : COQDATA peut à votre demande, exporter l’ensemble de vos données personnelles de manière à ce qu’elles puissent vous être transférées ou transférées à un tiers lorsque cela est techniquement possible (format structuré, communément utilisé, lisible par une machine). Et ce dans la limite de ce qui est permis par la réglementation à savoir :
- Le traitement est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat passé avec vous ;
- Le traitement est réalisé à l’aide de procédés automatisés.
Droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement ou la communication de vos données personnelles, applicables après votre décès, ainsi que de désigner une personne chargée de l’exercice de ces droits.
Droit de retirer votre consentement : si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de le retirer à tout moment.
Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, pour des raisons liées à votre situation particulière. Vous disposez du droit absolu, à tout moment de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection commerciale, y compris le profilage lié à cette prospection, en nous contactant directement et gratuitement sur l’adresse rgpd@coqdata.fr
Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente : Vous disposez d’un droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés en France (www.cnil.fr). COQDATA restant à cet égard à votre entière disposition pour répondre à toute interrogation en ce qui concerne la protection de vos données personnelles ou l’exercice de vos droits.
Vous pouvez exercer vos droits, formuler votre demande, ou plus généralement contacter COQDATA pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel par courrier ou par mail aux coordonnées suivantes :
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A l’attention du Délégué à la Protection des Données
COQDATA, 94 Allée Jacqueline Auriol – Zone du Tec, 30320 MARGUERITTES
Pour permettre de vous identifier et de répondre au mieux à votre demande, merci de bien vouloir nous indiquer votre nom, prénom, coordonnées ainsi que l’objet de votre demande.
8- Base commerciale – données relative à la gestion des relations client
COQDATA utilise une base de données pour gérer et suivre ses relations clients existants et potentiels. Cette base comprend des données concernant les collaborateurs de nos clients, de certains de nos prestataires, ou partenaires avec qui nous entretenons une relation d’affaire. Les données contenues dans la base de données comprennent notamment les noms, prénoms, mail, téléphone professionnel, fonction, ainsi que des informations rendues publiques.
Comme la réglementation le prévoit, si vous souhaitez être retirés de notre base de données, vous pouvez formuler votre demande à l’adresse suivante : rgpd@coqdata.fr
9- Délai de réponse
COQDATA s’engage à répondre à toute demande relative à vos données à caractère personnel dans un délai raisonnable qui ne saurait dépasser 1 mois à compter de la réception de votre demande.
10- COQDATA transmet-elle vos données à caractère personnel à des prestataires externes à l’UE ?
COQDATA ne transmet en aucun cas vos données à caractère personnel à des prestataires externes à l’UE. A ce titre elle ne fait appel qu’à des sous-traitants de confiance officiant dans l’UE et respectant la réglementation applicable qui présentent des garanties adéquates.
En cas de recours à un/des prestataire(s) externe(s) à l’UE, vous en serez informés par une mise à jour de la présente politique de protection des données personnelles.
11- Comment COQDATA assure la sécurité de vos données à caractère personnel ?
COQDATA met en œuvre toutes les mesures techniques, physiques et organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité des traitements de vos données à caractère personnel.
Pour assurer la sécurité de vos données personnelles, notamment pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès, COQDATA prend toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement (notamment par la protection physique des locaux, la mise en place de procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, l’hébergement des données sur des serveurs sécurisés).
COQDATA prend ainsi en compte les principes de protection des données personnelles dès la conception des traitements (« privacy by design ») et ce par défaut (« privacy by default »).
Pour toute information supplémentaire sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés www.cnil.fr